Quality

Procedimentos de gestão do armazém

I. Finalidade

A fim de padronizar a gestão de entrada e saída de tiras de aço de liga especial acabadas, garantir a precisão dos dados de inventário, minimizar a perda de material,e melhorar a eficiência de utilização dos materiais, são estabelecidos estes procedimentos.

II. Área de aplicação

Estes procedimentos aplicam-se à gestão de entrada e saída de todos os produtos acabados de todas as categorias, incluindo os produtos acabados normais, os produtos devolvidos e o despacho periódico das existências inactivas.

III. Responsabilidades

1. Administrador do Armazém:Responsável pelas operações diárias de entrada/saída e pela manutenção dos registos dos produtos acabados.

2. Departamento de Qualidade:Responsável pela inspecção e aprovação dos produtos acabados e pela emissão de certificados de conformidade.

3. Departamento de Finanças:Responsável pela supervisão da exatidão das contas de inventário e pela participação na realização de inventários.

4. Departamento de Produção:Responsável pela produção de produtos acabados conformes, preenchimento de formulários de entrada e assistência ao administrador do armazém na triagem e liquidação de itens inativos e devolvidos.

5. Departamento de Vendas:Responsável pela coordenação das remessas de saída com o administrador do armazém e pela comunicação com os clientes sobre devoluções.

IV. Gestão dos produtos acabados normais de entrada e saída

1. Processo de entrada
   1.1Inspecção e aprovação:As tiras de aço de liga especial acabadas produzidas pelo Departamento de Produção devem passar pela inspecção do Departamento de Qualidade antes de um formulário de entrada poder ser emitido e transportado para a área de envio.Cada palete deve ostentar o rótulo do vendedor correspondente.
   1.2Registo de entrada:O administrador do armazém verifica que a quantidade real corresponde ao formulário de entrada.O administrador regista os dados no livro-razão do sistema e coloca as paletes nas zonas de armazenagem designadas de acordo com o rótulo do vendedor.
   1.3Atualização do inventário:O administrador do armazém atualiza o livro de inventário em tempo real para garantir que os dados do sistema correspondem ao estoque físico.

2. Processo de saída
   2.1Pedido de saída:O departamento de vendas preenche um formulário de pedido de saída com base na encomenda do cliente e o envia ao administrador do armazém.
   2.2Preparação do transporte:O administrador do armazém verifica a disponibilidade de estoque em relação ao pedido. Se for suficiente, o operador da empilhadeira escolhe, empacotam e movem as mercadorias para a área de envio.o administrador consulta imediatamente o vendedor para ajustar o pedido.
   2.3Registo de saída:Após o envio, o administrador do armazém regista os dados de saída no livro-razão do sistema e transmite os dados atualizados dos inventários ao grupo de empresas designado.
   2.4Confirmação de entrega:Quando as mercadorias são entregues ao cliente ou ao transportador, o destinatário deve assinar para confirmação e o administrador do armazém conserva toda a documentação pertinente.

V. Gestão das mercadorias devolvidas

1. Recebimento de devoluções
   1.1Aviso de devolução:Após a receção de um pedido de devolução do cliente, o departamento de vendas notifica o administrador do armazém para preparar a receção e emite uma lista de mercadorias devolvidas.
   1.2Inspecção de qualidade:O Departamento de Qualidade inspecciona os artigos devolvidos para verificar os motivos e determinar a responsabilidade.
   1.3Registo de entrada:As devoluções conformes podem ser reinscritas no inventário; o administrador do armazém regista os dados das devoluções no sistema e os armazena na área designada.Os artigos não conformes seguem o procedimento de manipulação de defeitos.

2. Tratamento de devoluções
   2.1Determinação da responsabilidade:Com base nas conclusões do Departamento de Qualidade, a responsabilidade pelo retorno é atribuída.O produto segue o processo de tratamento de defeitos e o departamento ou indivíduo responsável é avaliado de acordo com a política de avaliaçãoSe o cliente for responsável, o departamento de vendas negocia uma resolução.
   2.2Reelaboração ou eliminação:Os artigos de retorno adequados para reprocessamento são devolvidos à produção para reprocessamento; os artigos irreparáveis são descartados segundo os procedimentos prescritos.
   2.3Manutenção de registos:Todos os resultados do tratamento das devoluções são documentados e arquivados; o Departamento de Qualidade é responsável pela manutenção e atualização do livro-razão.

VI. Gestão das existências inactivas

1. Auditoria do inventário
   1.1Ciclo de auditoria:Uma auditoria completa dos estoques de produtos acabados é realizada trimestralmente, garantindo a precisão do livro-razão e identificando itens inativos.
   1.2Análise e eliminação:Comparando os dados de auditoria com os registos de vendas, os itens inativos há mais de três meses são listados e submetidos ao Departamento de Vendas para decisões de eliminação.O administrador do armazém elabora um relatório de existências inativas para análise da gestão.

2. Processo de autorização
   2.1Preparação de relatórios:O administrador do armazém prepara um relatório de existências inativas com base nos resultados da auditoria e apresenta-o à aprovação da administração.
   2.2Decisão de alienação:A gestão decide como lidar com o estoque inativo (por exemplo, venda com desconto, reclassificação, reciclagem ou desmantelamento).
   2.3Execução:Após a aprovação, o administrador do armazém coordena-se com a oficina ou o indivíduo responsável para executar a disposição no prazo de sete dias úteis.
   2.4Arquivamento:Após a eliminação, todos os documentos e registos de aprovação são arquivados.

VII. Disposições complementares

1. Estes procedimentos entram em vigor na data de emissão e são interpretados pelo Departamento de Gestão do Armazém.

2. Os assuntos não abrangidos por este regulamento são tratados em conformidade com outros regulamentos da empresa aplicáveis.